1. Vertragsgegenstand und Vertragspartner
Gegenstand ist die Bereitstellung der Software CareLink Pflege zur Nutzung über das Internet (Software as a Service) für die Einrichtung. Vertragspartner sind die Einrichtung („Auftraggeberin") und die im Impressum genannten Anbieter („CareLink").
Diese Bedingungen gelten für Unternehmen, juristische Personen und Einrichtungen. Sie gelten nicht für die private Nutzung; dafür gelten die Bedingungen für CareLink Zuhause.
Abweichende Bedingungen der Auftraggeberin werden nicht Vertragsbestandteil, sofern CareLink ihnen nicht ausdrücklich in Textform zustimmt.
2. Leistungsbeschreibung
CareLink Pflege ist eine Kommunikations- und Koordinationsebene zwischen Einrichtung und Angehörigen. Bereitgestellt werden:
- eine Übersicht über offene Vorgänge („Heute zu klären") auf Einrichtungs- und Wohnbereichsebene,
- Verwaltung von Wohnbereichen, Bewohner:innen und Zuständigkeiten,
- Tagesupdates: kurze, kategorisierte Einträge, die standardmäßig intern bleiben und erst durch eine ausdrückliche Freigabe für verbundene Angehörige sichtbar werden, mit Änderungshistorie und Rücknahmemöglichkeit,
- Anliegen von Angehörigen mit Betreff, Bewohnerbezug, Kategorie, Zuständigkeit, Status und Verlauf,
- Verwaltung von Angehörigenverbindungen einschließlich Einladung, Freigabestufe, Widerruf und Einwilligungsnachweis,
- rollenbasierte Berechtigungen für Einrichtungsleitung, Wohnbereichsleitung und Pflegekraft,
- ein unveränderliches Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge,
- ein Zugang für Angehörige zu freigegebenen Informationen.
In Entwicklung, nicht Vertragsbestandteil: CareLink Flow (operative Arbeitsebene für den Dienst) befindet sich im Aufbau und ist nur hinter einem ausdrücklichen Schalter erreichbar. Die CareLink Bridge (Verbindung zu CareLink Zuhause) ist nicht in Betrieb. Beide werden erst mit gesonderter Mitteilung Bestandteil der geschuldeten Leistung.
Maßgeblich für den Leistungsumfang ist der jeweils bereitgestellte Stand. Weiterentwicklungen sind eingeschlossen, ein Anspruch auf eine bestimmte künftige Funktion besteht nicht.
3. Ausdrücklich nicht geschuldete Leistungen
CareLink Pflege ist insbesondere nicht:
- ein Pflegedokumentationssystem,
- ein Abrechnungs- oder Leistungserfassungssystem,
- ein Dienstplan- oder Zeiterfassungssystem,
- ein Krankenhaus- oder Heiminformationssystem,
- ein Medizinprodukt im Sinne der Medizinprodukteverordnung,
- ein Notruf-, Alarm- oder Überwachungssystem,
- ein System zur automatischen Priorisierung nach Dringlichkeit,
- ein System zur Bewertung oder Leistungsmessung von Mitarbeitenden,
- ein System zur Ortung von Personen,
- eine Grundlage für automatisierte pflegefachliche oder medizinische Entscheidungen.
Die Einrichtung bleibt verpflichtet, ihre Pflegedokumentation und ihre gesetzlichen Aufzeichnungspflichten in den dafür vorgesehenen Systemen zu erfüllen. CareLink Pflege ergänzt diese Systeme und ersetzt sie nicht.
4. Pflegerische und medizinische Verantwortung
Alle pflegefachlichen und medizinischen Entscheidungen trifft ausschließlich die Einrichtung durch ihr qualifiziertes Personal. CareLink Pflege liefert keine Bewertung, keine Einstufung, keine Empfehlung und keine Handlungsanweisung.
Angaben in der Anwendung — einschließlich Übersichten, Zusammenfassungen und Statusanzeigen — sind organisatorische Hilfsmittel. Sie entbinden nicht von eigener fachlicher Prüfung.
5. Nutzer, Rollen und Rechte
Zugänge werden ausschließlich durch die Einrichtung vergeben; eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Die Einrichtung benennt Einrichtungsleitungen und vergibt die Rollen.
Die Einrichtung ist verantwortlich dafür,
- dass nur Personen Zugang erhalten, die ihn für ihre Aufgabe benötigen,
- dass Rollen und Zuständigkeiten dem tatsächlichen Aufgabenbereich entsprechen,
- dass Zugänge bei Ausscheiden oder Aufgabenwechsel unverzüglich entzogen oder angepasst werden,
- dass Zugangsdaten nicht geteilt und nicht auf unbeaufsichtigten Geräten gespeichert werden,
- dass Mitarbeitende über den zulässigen Umgang mit der Anwendung unterrichtet sind.
Handlungen, die über einen von der Einrichtung vergebenen Zugang erfolgen, werden der Einrichtung zugerechnet. Bei Verdacht auf unbefugten Zugriff informiert die Einrichtung CareLink unverzüglich.
6. Eingegebene Daten
Die Einrichtung ist für die von ihr und ihren Mitarbeitenden eingegebenen Inhalte verantwortlich — für ihre Richtigkeit, Erforderlichkeit und Zulässigkeit. Das gilt insbesondere für Bewohnerdaten und für Texte in Tagesupdates und Anliegen.
Die Einrichtung stellt sicher, dass für die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage besteht und die betroffenen Personen informiert sind. Sensible Angaben sind auf das für den Zweck Erforderliche zu beschränken; die Anwendung ist ausdrücklich nicht für Pflegedokumentation und nicht für medizinische Befunde vorgesehen.
7. Freigaben, Einwilligungen und Angehörigenzugang
Ob und welche Informationen Angehörige sehen, entscheidet ausschließlich die Einrichtung. Tagesupdates bleiben ohne ausdrückliche Freigabe intern.
- Die Einrichtung stellt sicher, dass für die Weitergabe an eine angehörige Person eine wirksame Einwilligung oder eine andere Rechtsgrundlage besteht, und dokumentiert sie in der Anwendung.
- Ein Widerruf ist unverzüglich in der Anwendung umzusetzen; er wirkt technisch sofort.
- Die Einrichtung prüft die Identität und die Berechtigung der eingeladenen Angehörigen.
- Zum aktuellen Stand der Freigabestufen beachten Sie den Hinweis in der Datenschutzerklärung: Die gespeicherte Stufe wird derzeit nicht zur Filterung von Inhalten ausgewertet.
8. CareLink Bridge
Die CareLink Bridge ist der geplante, kontrollierte Weg, auf dem freigegebene Informationen in CareLink Zuhause sichtbar werden können. Sie ist derzeit nicht in Betrieb; es findet kein Datenaustausch zwischen den Anwendungen statt.
Eine Inbetriebnahme für eine Einrichtung erfolgt nur nach ausdrücklicher, gesonderter Vereinbarung. Vorgesehen ist, dass ausschließlich veröffentlichte und für Angehörige freigegebene Inhalte übertragen werden und interne Inhalte, Personaldaten und das Sicherheitsprotokoll technisch ausgeschlossen bleiben.
9. Verfügbarkeit, Wartung und Weiterentwicklung
CareLink betreibt die Anwendung mit der Sorgfalt eines ordentlichen Anbieters. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird nicht zugesichert; ein Service-Level-Agreement besteht nur, wenn es gesondert in Textform vereinbart ist.
Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit angekündigt und in betriebsarme Zeiten gelegt. Störungen bei eingesetzten Dienstleistern liegen außerhalb des Einflussbereichs von CareLink.
CareLink darf die Anwendung weiterentwickeln und Funktionen ändern, solange der vertraglich geschuldete Kern erhalten bleibt. Wesentliche Einschränkungen werden mit angemessener Frist angekündigt.
10. Support
Support erfolgt in deutscher Sprache per E-Mail an hallo@care-link.online. Reaktionszeiten sind nur verbindlich, soweit sie gesondert in Textform vereinbart wurden. Für die Fehlerbearbeitung kann CareLink Einsicht in technische Protokolle nehmen; ein Zugriff auf Bewohnerinhalte erfolgt nur, soweit er zur Behebung erforderlich und mit der Einrichtung abgestimmt ist.
11. Vergütung
Eine Vergütung besteht nur, soweit sie gesondert vereinbart ist. Für Pilotnutzungen kann die Bereitstellung unentgeltlich erfolgen; in diesem Fall gilt die eingeschränkte Haftung nach Abschnitt 14.
12. Laufzeit und Kündigung
Der Vertrag beginnt mit der Bereitstellung der Zugänge. Ohne gesonderte Vereinbarung läuft er auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende in Textform gekündigt werden.
Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für CareLink insbesondere vor, wenn die Anwendung entgegen Abschnitt 3 oder 4 eingesetzt wird oder wenn trotz Aufforderung keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung nachgewiesen wird.
13. Datenexport und Löschung nach Vertragsende
Die Einrichtung kann bis zum Ablauf von 30 Tagen nach Vertragsende einen Export der von ihr eingegebenen Daten in einem maschinenlesbaren Format verlangen.
Nach Ablauf dieser Frist löscht CareLink die Daten der Einrichtung oder gibt sie nach Weisung zurück, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Einzelheiten und Fristen werden im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt.
Hinweis zum aktuellen Stand: Eine automatische Exportfunktion und ein automatisiertes Löschverfahren sind noch nicht umgesetzt; Export und Löschung erfolgen bis dahin manuell auf Anforderung.
14. Haftung
CareLink haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie in weiteren gesetzlich zwingenden Fällen.
Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet CareLink nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht und begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
Keine Haftung besteht für Schäden, die daraus entstehen, dass die Anwendung entgegen Abschnitt 3 oder 4 eingesetzt wurde — insbesondere als Pflegedokumentation, als Notfall- oder Überwachungssystem oder als Grundlage einer pflegefachlichen Entscheidung ohne eigene fachliche Prüfung.
Wird die Anwendung unentgeltlich bereitgestellt (Pilotnutzung), haftet CareLink nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, soweit gesetzlich zulässig.
Für den Verlust von Daten haftet CareLink nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Sicherung durch die Einrichtung zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.
15. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Für Bewohner-, Pflege- und Beschäftigtendaten, die die Einrichtung in CareLink Pflege verarbeitet, ist die Einrichtung Verantwortliche im Sinne der DSGVO. CareLink verarbeitet diese Daten in ihrem Auftrag.
Vor der Verarbeitung echter personenbezogener Daten ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zu schließen. Ohne diesen Vertrag darf CareLink Pflege ausschließlich mit frei erfundenen Demo-Daten genutzt werden. Der Vertrag hat Vorrang vor diesen Bedingungen, soweit er Abweichendes regelt.
Die Einrichtung prüft, ob für ihren Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist. CareLink stellt die dafür notwendigen Informationen bereit.
Bestehen bei der Einrichtung Mitbestimmungsrechte, ist deren Beteiligung Sache der Einrichtung. CareLink Pflege ist nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle bestimmt und stellt keine personenbezogenen Auswertungen von Mitarbeitenden bereit.
16. Unterauftragnehmer
CareLink setzt für den Betrieb technische Dienstleister ein. Für CareLink Pflege sind das derzeit ausschließlich Supabase (Datenbank und Anmeldung) und Vercel (Betrieb der Anwendung). Es ist kein KI-Dienst eingebunden, es erfolgt kein E-Mail-Versand aus der Anwendung und es ist keine Reichweitenmessung aktiv.
Über den Wechsel oder die Hinzunahme eines Unterauftragnehmers wird die Einrichtung vorab informiert; Einzelheiten und Widerspruchsmöglichkeiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
17. Vertraulichkeit
Beide Seiten behandeln die im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten nicht öffentlichen Informationen der anderen Seite vertraulich und nutzen sie nur für die Durchführung des Vertrags. Die Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus fort.
18. Änderungen dieser Bedingungen
CareLink kann diese Bedingungen mit einer Frist von sechs Wochen in Textform ändern. Widerspricht die Einrichtung nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die geänderten Bedingungen. Bei Widerspruch kann jede Seite zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.
19. Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht. Erfüllungsort und — soweit zulässig — Gerichtsstand ist der Sitz der Anbieter. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der übrige Vertrag wirksam.
Hinweis
Diese Bedingungen sind eine Arbeitsfassung auf Grundlage des tatsächlichen Entwicklungsstands und nicht anwaltlich geprüft. Vor Vertragsabschlüssen mit Pflegeeinrichtungen sind sie zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag durch eine auf IT- und Datenschutzrecht spezialisierte Stelle zu prüfen.