Erfasst wird auf Papier
Der Einsatz steht auf einem Zettel und wandert später ins Büro. Bis dahin weiß niemand, ob die Angaben vollständig sind.
CareLink Betreuung · für Betreuungsdienste
Vom Einsatz zur Abrechnung.Einfach klar.
Betreuungskräfte dokumentieren ihre Einsätze unterwegs. Das Büro sieht sofort, was abrechnungsbereit ist — und was noch fehlt.
- Ersetzt keine Pflegedokumentation
- Rollen- und Mandantentrennung bis in die Datenbank
- Aktuell in der Pilotphase
Echte Ansicht aus CareLink Betreuung — mit frei erfundenen Demo-Daten.
Der Alltag
Die Arbeit ist getan. Die Nacharbeit fängt erst an.
Nicht die Betreuung ist das Problem, sondern alles, was danach kommt.
Das Budget ist unklar
Der Entlastungsbetrag ist begrenzt. Ob er für den Monat noch trägt, zeigt oft erst die Abrechnung — da ist der Einsatz längst geleistet.
Am Monatsende fehlt etwas
Ein Nachweis ohne Unterschrift, ein erledigter Einsatz ohne Eintrag, ein Preis, der nie hinterlegt wurde. Jede Lücke kostet einen Anruf.
Beispielhafte Situationen zur Veranschaulichung — keine Erhebung bei einem konkreten Dienst.
Worüber wir reden.
- 4,9 Mio.
- Pflegebedürftige werden zu Hause versorgt86 % aller Pflegebedürftigen — die Betreuung findet in der Wohnung statt, nicht in der Einrichtung.Statistisches Bundesamt, Pflegestatistik · Stichtag 31.12.2023
- 1,1 Mio.
- davon mit ambulanten Pflege- und BetreuungsdienstenSo viele Menschen werden von Diensten versorgt — jeder Einsatz dort will dokumentiert und abgerechnet werden.Statistisches Bundesamt, Pflegestatistik · Stichtag 31.12.2023
- 131 €
- Entlastungsbetrag je Monat nach § 45b SGB XIEin begrenztes Budget je Klient:in. Ob es noch trägt, entscheidet sich vor dem Einsatz — nicht bei der Abrechnung.Bundesministerium für Gesundheit · Stand 14.09.2026
So funktioniert's
Ein Weg statt sechs Ablagen.
Vom geplanten Termin bis zur vorbereiteten Rechnung bleibt alles an einem Vorgang.
Schritt 1
Einsatz planen
Wochenplan je Mitarbeiter:in. Überschneidungen und Abwesenheiten meldet die Anwendung, bevor der Plan steht.
Schritt 2
Betreuung durchführen
Am Ende ein Tipp auf dem Gerät: erledigt, nicht zuhause oder abgesagt — mit Grund statt gelöschtem Termin.
Schritt 3
Leistungsnachweis erstellen
Erledigte Einsätze gesammelt übernehmen. Preis, Zuschläge und Fahrtkosten rechnet die Anwendung.
Schritt 4
Unterschrift erfassen
Digital auf dem Gerät oder auf Papier. Ohne beide Unterschriften bleibt der Nachweis offen.
Schritt 5
Abrechnung vorbereiten
Die Rechnung teilt nach verfügbarem Budget: Kostenträger bis zur Grenze, darüber Eigenanteil.
Das Büro sieht je Klient:in, was noch offen ist — echte Ansicht mit frei erfundenen Demo-Daten.
Die Anwendung im Einsatz
Vier Ansichten, ein Vorgang.
Echte Aufnahmen aus CareLink Betreuung — mit frei erfundenen Demo-Daten.
Ansicht 1 von 4
Der Tag auf einen Blick
Einsätze heute, offene Aufgaben, abrechenbare Nachweise, offene Posten — und die Schaltfläche für den Dienstbeginn.
Zum Dienstbeginn sehen, was ansteht und was liegen geblieben ist.
Ansicht 2 von 4
Einsätze planen
Der Wochenplan zeigt je Mitarbeiter:in Uhrzeit, Dauer, Klient:in und Leistungsart. Die Legende unterscheidet vier Status.
Ausfälle und Lücken sieht die Planung dort, wo sie entstehen.
Ansicht 3 von 4
Nachweise je Monat
Alle Einträge eines Monats mit Minuten, Leistung, Zuschlag und Fahrtkosten — darüber die Zahl der Einsätze ohne Eintrag.
Die offene Stelle steht über der Liste, nicht im Rechnungslauf.
Ansicht 4 von 4
Nachweis und Unterschrift
Der fertige Leistungsnachweis mit Nummer, Zusammenfassung und beiden Unterschriften — digital oder auf Papier. Dazu das PDF.
Erst mit beiden Unterschriften gilt der Nachweis als abrechnungsbereit.
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Ansicht 1 von 4: Der Tag auf einen Blick
Funktionsumfang
Was heute läuft — und was noch nicht.
Links steht nur, was in der Anwendung vorhanden ist. Rechts steht, was wir vorhaben.
Heute verfügbar
Einsatzplanung
Wochenplan je Mitarbeiter:in, Einzeltermine und Serien, Hinweis auf Überschneidungen.
Leistungsnachweise
Einträge je Klient:in und Monat, mit Minuten, Leistungsart, Zuschlag und Fahrtkosten.
Unterschrift und PDF
Digital auf dem Gerät oder als Papiernachweis — in beiden Fällen als PDF.
Budgetübersicht
Konten nach § 45b und weiteren Leistungsarten, mit Buchungen und Restbetrag.
Rechnungsstellung
Aufteilung nach verfügbarem Budget: Kostenträger bis zur Grenze, darüber Eigenanteil.
Storno und Mahnung
Offene und überfällige Posten im Blick. Ein Nachweis wird storniert, nicht gelöscht.
CSV- und DATEV-Export
Als Datei zum Herunterladen — für Tabellenkalkulation und Steuerberatung. Keine Schnittstelle.
Rollen und Mandantentrennung
Drei Rollen, getrennte Organisationen mit eigenen Klient:innen, Preisen und Nummernkreisen.
Protokollierung
Änderungen an Klienten-, Nachweis-, Budget- und Rechnungsdaten hinterlassen einen Eintrag.
Geplant — noch nicht verfügbar
Zugang für Angehörige
Vorgesehen, aber noch nicht gebaut. Wir beschreiben ihn, weil er die Richtung bestimmt — nicht, weil er heute nutzbar wäre.
- Ein eigener Zugang, getrennt von den Konten des Dienstes.
- Sichtbar nur, was der Dienst für eine bestimmte Person freigegeben hat.
- Freigaben jederzeit widerrufbar und nachvollziehbar protokolliert.
Heute schon: Angehörige sind als Bezugspersonen hinterlegt — mit Rolle, Erreichbarkeit und Notfallkennzeichen. Ein Benutzerkonto, eine automatische Zustellung oder einen E-Mail-Versand gibt es nicht.
In CareLink Pflege gibt es das bereits
Für stationäre Einrichtungen ist die Angehörigenanbindung umgesetzt. Die Anwendungen sind getrennt; die Verbindung zwischen ihnen ist beschrieben, aber nicht in Betrieb.
CareLink Pflege ansehenEinordnung
Keine längere Funktionsliste. Ein einfacherer Arbeitsablauf.
Viele Dienste arbeiten mit einer Verwaltungssoftware, die sehr viel kann. CareLink Betreuung tritt nicht an, das zu übertreffen.
Wenige Angaben statt vollständiger Erfassung
Ein Einsatz wird mit dem abgeschlossen, was die Abrechnung wirklich braucht. Alles Weitere ist optional.
Der nächste Schritt statt einer Fehlermeldung
Fehlt etwas, benennt die Anwendung es in einem Satz — nicht als Fehlercode.
Eine Reihenfolge statt vieler Ablagen
Planung, Nachweis, Unterschrift und Rechnung hängen an einem Vorgang.
Was CareLink Betreuung heute nicht kann
- Kein E-Mail- oder Postversand von Rechnungen und Nachweisen aus der Anwendung heraus
- Keine Anbindung an Abrechnungsstellen, kein Datenträgeraustausch nach § 302 SGB V
- Kein SEPA-Lastschriftverfahren, kein Bankabgleich
- Keine Kalender-Synchronisation, keine Tourenoptimierung
- Keine Schnittstelle zu einer anderen Verwaltungssoftware
Vorhanden sind Datei-Exporte: Rechnungsdaten als CSV und als DATEV-Buchungsstapel zum Herunterladen. Ein bestehendes System bleibt damit nutzbar.
Echte Ansicht aus CareLink Betreuung — mit frei erfundenen Demo-Daten.
Sicherheit
Daten von Klient:innen sind kein Nebenschauplatz.
Was hier steht, ist umgesetzt — nicht angekündigt.
Zugang nur über die Einrichtung
Keine Selbstregistrierung. Konten legt ausschließlich der Betrieb an; eine deaktivierte Person verliert ihre Sitzung sofort.
Jede Rolle sieht ihren Ausschnitt
Betreuungskräfte sehen ihre eigenen Einsätze und Einträge. Zuständigkeit entscheidet die Zuweisung, nicht die Neugier.
Mandanten sind bis in die Datenbank getrennt
Mehrere Dienste nutzen dieselbe Anwendung, ohne sich zu sehen. Die Trennung liegt in den Schlüsseln der Datenbank.
Änderungen bleiben nachvollziehbar
Nachweis erstellt, Budget gebucht, Rechnung storniert: jede dieser Änderungen hinterlässt einen Protokolleintrag.
Wofür CareLink Betreuung nicht da ist
- Kein medizinisches Notfallsystem. Bei einem Notfall gilt weiterhin: Rettungsdienst (112) oder direkt die zuständige Stelle.
- Kein Ersatz für die Pflegedokumentation. Dokumentiert werden Betreuungseinsätze und Leistungsnachweise, nicht die pflegerische Fachdokumentation.
- Keine Rechts- oder Abrechnungsberatung. Gesetzliche Beträge und Fristen sind einstellbare Werte, die der Dienst fachlich bestätigt.
Welche Daten wofür verarbeitet werden und welche Dienstleister eingebunden sind, steht in der Datenschutzerklärung.
Pilotphase
Sehen Sie sich an, wie es bei Ihnen laufen würde.
CareLink Betreuung ist in der Pilotphase. Wir suchen ambulante Dienste, die den Weg vom Einsatz zur Abrechnung mit uns durchgehen.
- 1
Sie schildern Ihren Ablauf
Wie dokumentieren Ihre Mitarbeitenden heute, und wo entsteht die meiste Nacharbeit?
- 2
Wir zeigen die Anwendung
Gemeinsam am Bildschirm, mit den Demo-Daten dieser Seite — und ehrlich dazu, was fehlt.
- 3
Sie entscheiden über einen Piloten
Passt es, richten wir Ihre Organisation ein. Passt es nicht, haben Sie eine Stunde investiert.
Ein Kontaktformular gibt es nicht — die Anfrage läuft per E-Mail. Schreiben Sie gern dazu, womit Sie heute abrechnen.